Office Manager (H/F) - MATWIN

MATWIN, est une plateforme française centrée exclusivement sur le soutien à l’innovation dans la lutte contre le cancer, basée à Bordeaux et filiale à 100% du groupe Unicancer qui regroupe les 18 Centres de Lutte Contre le Cancer français. Fonctionnant en mode « start-up » (3/4 salariés), MATWIN propose depuis 15 ans différentes actions visant à accélérer l’innovation dans le domaine :
– un programme d’accompagnement pour accélérer le développement de projets innovants (programme MATWIN),
– un événement partnering européen annuel dédié à l’oncologie (MEET2WIN),
– un consortium rassemblant 14 organisations partenaires œuvrant pour soutenir spécifiquement l’entrepreneuriat autour de la lutte contre le cancer (OncoSTART).

L’Office Manager a un rôle pivotal dans notre petite équipe et travaille en liaison fonctionnelle avec l’ensemble des collaborateurs et des partenaires de l’entreprise.

Missions principales :
• Office management :
o gestion administrative de l’activité de l’entreprise (secrétariat, courrier, déplacements, planification réunions, gestion des opérations quotidiennes,…)
o supervision de la relation avec les fournisseurs et prestataires, gestion des équipements, stocks et commandes,
o gestion et mise à jour des bases de données et éléments de reporting de l’activité, supervision de la relation avec les fournisseurs et prestataires…
• Comptabilité/finance/social :
o Saisie/collecte/affectation comptable et pointage des factures, rapprochement bancaire, suivi des paiements, numérisation/classement et archivage des pièces comptables, gestion TVA, interface avec le cabinet d’expertise comptable,
o Préparation de la clôture annuelle, aide à la préparation du budget prévisionnel, pointage trésorerie,
o Onboarding nouveaux collaborateurs (accueil, médecine du travail, adhésions mutuelle), gestion administrative et tutorat des stagiaires et alternants,
• Evénementiel/communication :
o Gestion de l’intégralité de l’activité événementielle (interne/externe) et du suivi en termes de communication de cette activité, recherche sponsors pour les événements (MEET2WIN),
o Mise à jour des sites web, newsletters, community management, suivi de l’édition/print des supports de communication,
o Veille information

Formation : un esprit + qu’un diplôme !

• Formation minimale en comptabilité
• Maitrise de la gestion d’événements
• Anglais courant impératif
• Expérience professionnelle de 3 ans et + minimum
• Idéalement dans le domaine médical, innovation

Soft skills :
• Aptitude à trouver des solutions !
• Etre logique et pragmatique
• Cultiver la curiosité
• Savoir s’adapter (interlocuteurs, environnement)
• Bon sens de l’organisation, autonomie
• Aimer le travail en petite équipe
• Et surtout : positive attitude !

Infos pratiques :
• Lieu : Bordeaux (Institut Bergonié) + télétravail partiel (2 jours/semaine)
• Contrat : selon profil (CDD puis CDI, Alternance, Freelance)
• Rémunération : selon profil et type de contrat
• Prise de poste : dès que possible
• Abonnement titre de transport pris en charge à 50%
• Socle mutuelle prise en charge à 50%